Tidseffektivt ledarskap

 "Jag orkar bara göra det jag måste och snart har jag ingen kontroll på vilka måsten som är viktigast"  fick jag nyligen som svar på min inledande fråga till en chef om hur läget var. Svaret är inte unikt.

 

Jag ser ungefär samma mönster hos många chefer. Det börjar med en härlig känsla av att kunna och orka uträtta mycket. Att många nya uppgifter är en energigivande utmaning. Det slutar i många fall med att chefen skulle kunna säga som den här chefen.

 

Vad säger svaret egentligen?


1. Energin räcker inte längre.

Det är en naturlig följd av för hög arbetsbelastning under för lång tid. Det tillståndet kommer inte plötsligt. Det får man bokstavligen arbeta sig fram till. Det börjar med de små Längs den resan finns personliga, naturliga signaler som varnar. De måste man ta på allvar och botemedlet är lägre arbetsbelastning, kortare arbetstid, lediga veckoslut, höja konditionen och sundare livsvanor. Allt detta vet alla.

 

2. Förlust av överblick för att kunna prioritera

När tröttheten blir för stor sätts den personliga förmågan till överblick ner. För de med vanligtvis stor förmåga att hantera många bollar i luften, kan det beskrivas som att göra-listan blir så omfattande att den dels inte går att hålla i huvudet, dels inte längre med lätthet kan delas in i angeläget eller mindre angeläget. Därför kommer enbart bråttom att styra. Och känslan av att jobba mot ständiga deadlines är konstant. Samt att det alltid finns något mer angeläget som borde göras. Kontrollen över prioriteterna är borta.

Källor till för stor egen arbetsbelastning

Författaren Gunnar Selin:

"Eftersom du har för mycket att göra är e-eboken Smartare Ledarskap kortfattad. Men jag kan inte bara beskriva de åtgärder som minskar din arbetsbelastning. Problemet med hög arbetsbelastning är att så många olika källor samverkar till att den uppstår. Det här är de vanligaste:"

 

Visa egen operativ skicklighet.

Vi startar vanligtvis vår yrkeskarriär efter utbildning genom att i den första anställningen visa vad vi själva kan prestera. Hårt, skickligt, idérikt och flexibelt arbete levereras. Vi vill visa hur bra vi är. Även i den första ledarrollen är vi teamledaren - men också alltjämt den individuella aktören - som visar sin professionella skicklighet. Vi delar med oss av beröm och erkännande men presterar fortfarande mycket operativt arbete själva därför att den nyttan är den enda vi förstår.

 

Många olika yrkesroller.

Det är lätt att skaffa sig mer än ett ansvarsområde. Det känns roligt när högre chefer eller andra vill använda min kompetens till helt andra saker. Parallellt med det vanliga linjechefsansvaret får vi därför också ansvar för projekt, ingår i styrgrupper, utför personliga uppdrag (utredningar, utbildningar internt eller externt etc) och tar på oss ansvar i den högre ledningsgrupp vi sitter i.

 

Förlängda arbetsdagar och -veckor.

Att arbeta mycket måste inte vara fel. För en del av oss är arbetet berikande på många sätt. Men när arbetsdagarna börjar förlängas därför att jag måste bli klar med något, blir de snart en vana. I den egna tankevärlden är arbets¬dagen snart fram till kl 19 - utom i undantagsfall. Uppkopplingen mot mailen görs regelmässigt på kvällen hemma därför att det går snabbare med mailhanteringen på hemmaplan när det börjar bli lugnt omkring mig. Till slut är den mycket l-å-n-g-a arbetsveckan ett faktum. Då kommer tröttheten smygande. Den följs lätt av utmattningen och då är det svårt att med lätthet göra en omfördelning av den egna arbetsbelastningen.

 

Medarbetarnas kompetens.

Som ledare har du alltid ansvaret för hur det operativa arbetet utförs inom ditt ansvarsområde. Men det är inte samma sak som att själv vara experten på hur allt ska göras eller att ständigt vara den siste arbetskraftsreserven. Ditt jobb är att stimulera dina medarbetare till ständiga förbättringar och till kontinuerligt eget ansvar för hur arbetet flyter.

 

Ibland är alla fyra samtidigt källan till en omöjlig situation. Då har oftast dina medarbetare vant sig vid att du som chef har synpunkter på allt - och därför vill man helst diskutera allt avvikande med chefen. Med chefen som ensam beslutsfattare minskar medarbetarnas lärande i jobbet och chefens egen arbetsbelastning blir högre genom att det operativa arbetet tar tid.

 

Köp boken Smartare Ledarskap på Adlibris

11 skäl till ingrepp i din ledardag

Den nya eEboken om Smartare Ledarskap ger på 20 sidor en fempunktsplan. Den är baserad på chefsrådgivaren Gunnar Selins erfarenheter under flera år från chefer med hög prestationsförmåga.

 

Innan du köpt boken och startat dina fem steg till lägre arbetsbelastning kan  du testa dig själv. Markera vad du tycker du känner igen:

 

1 Du hinner inte med det du måste göra
2 Du orkar inte alltid. Huvudet ´stannar´ eller du får kroppsliga stressymptom
3 Du tappar bollar. Du har så mycket på gång att du alltför ofta missar möten, deadlines etc
4 Du hinner inte vara proaktiv ledare. Enligt din egen uppfattning springer du efter, i stället för att vara ledaren för dina medarbetare
5 Du känner att ´det finns även annat här i livet´
6 Du får liten uppskattning för det du gör - trots hårt arbete
7 Privatlivet fungerar inte tillräckligt bra - du hinner inte göra något åt det
8 Din chefs kravbild känns orealistisk och ni pratar inte om den längre
9 Dina medarbetare är kritiska till ditt ledarskap - även om de inte säger det
10 Du känner starkt att du skulle vilja göra något annat
11 Det är tyngre än vanligt att gå igång på mornarna