Personlig effektivitet

Det finns många tidstjuvar. Att vara effektiv som chef är att göra det viktigaste av det viktiga, att sätta fokus på vad som ska uppnås i nuet men samtidigt hålla kvar det långsiktiga målet. Det liknar slalom. För att göra det möjligt krävs överblick, prioriteringsunderlag och uppföljningssystem.

Effektivitet är viktig i alla yrkesroller men får en särskild komplexitet för en ledare. Ledaren ska ju också få andra att dela uppfattningen om vad som är viktigt. Det intryck medarbetare får av chefens egen planering och effektivitet påverkar deras egen. En chef som inte kan planera sin tid skapar en omgivning där fler börjar improvisera. En ineffektiv chef leder till känslan av att "det är inte så viktigt vad vi gör".

Här följer några områden som kan hjälpa dig att bli effektivare som chef:

Analysera förbättringsbehovet
Du får helhetsperspektiv på den verksamhet du ansvarar för genom att se ditt ansvarsområde på samma sätt som företagsledningen och din egen chef gör. Sätt dig i hennes/hans stol och fundera över hur din egen verksamhet bättre kan stötta en större helhet. De viktigaste granskningsområdena är resultat, kvalitet, effektivitet och kund- eller affärsperspektivet på det ni gör. Därefter tar du slutsatserna med dig till din egen ledningsgrupp och startar dialogen kring hur ni kan utvecklas.

Uppföljning signalerar intresse
Uppföljning är en prioriterad aktivitet för en ledare. Om chefen inte visar sig intresserad av vad som sker sjunker medarbetarnas engagemang. Det som behöver följas upp är till exempel uppsatta mål, verksamhetsprocesser, arbetsmetoder och planer. Om det finns formulerade mål förväntar sig personalen uppföljning och dialog kring resultatet - annars uppstår oklarheter i medarbetarens prioriteringar. Utebliven verksamhetsanalys leder lätt till att medarbetarna tycker att chefen inte tillräckligt bryr sig om verksamhetsprocesserna och vilka resultat som nås. Men chefen måste hitta en den rätta balansen i uppföljningen för att inte ta över medarbetarens ansvarskänsla.

Skapa en tydlig organisation
Det finns basförutsättningar i en verksamhet som bara måste fungera. Dit hör en tydlig organisationsstruktur där varje medarbetare känner till och känner för sitt ansvar. Ditt jobb som chef är att skapa den tydligheten och därefter själv respektera den ansvarsfördelning du skapat. Hur gör du för att ansvarsfördelningen ska fungera och vad gör du när den inte fungerar? Med ogenomtänkt ansvarsfördelning får du dessutom problem att veta vilka som känner ansvar för vad. Du vet heller inte hur olika typer av ärenden ligger till. Dessutom får du säkert konflikter och ett intryck av att alla skyller på alla när det inte fungerar.

Utveckla yrkesrollerna
När ansvarsfördelningen är klar och processer och metoder är förankrade är nästa steg att få medarbetare och chefer att kunna se sitt jobb i stort. Det innebär att veta vad den egna yrkesrollen går ut på och vilka resultat som ska uppnås. Resultaten måste stämma med företagets ledstjärnor och värderingsgrund. Det blir extra viktigt när svåra situationer ska lösas.

Skapa egen ordning och reda
Förutsättningen för egen effektivitet är överblick, prioriteringsunderlag och uppföljningssystem. Med dessa tre grundverktyg är det lätt att prioritera vad som för tillfället är viktigast att göra. Om du enbart får fragmentariska bilder av hur läget är kommer du ofta att lösa akuta småfrågor men inte se långsiktiga frågor som kan vara lika akuta.

Gör dig tillgänglig
En effektiv chef finns tillgänglig för sina medarbetare. De måste kunna nå dig på sätt som är kända och som fungerar. När de träffar dig måste du dessutom fokusera på deras utgångspunkter när dialogen börjar och vara inställd på att ge medarbetarna förutsättningar för att lösa sin uppgift. Därför får din egen arbetsbelastning inte vara så hög att du aldrig är nåbar under normal arbetstid.

Det här kräver att du har ett eget system för hur du planerar din vecka och dag, sköter regelbunden information, hanterar uppföljning av medarbetare och verksamhet samt disciplinerar dig så att du är kontaktbar på det sätt du lovat dina medarbetare.

För att bli effektivare som chef läs även om Gunnar Selins bok Smartare Ledarskap som ger en femstegsplan för effektivare prioriteringar för ledare. Mer om boken >>