Chefens effektivitetsområden

Medarbetare förväntar sig alltid att chefen har en överblick och därför måste de olika effektivitetsområdena granskas regelbundet. Mot den bakgrunden skrev Gunnar Selin boken Effektivare chef. Den är upplagd som en strukturerad, praktisk genomgång av ditt chefsansvar. Den kompletterar med genomgångar av olika metoder och lotsar dig fram till en egen handlingsplan i följande fem steg:

 

Steg 1: Ditt utgångsläge- startanalys
handlar om din nuvarande situation och ditt förbättringsbehov. Med hjälp av 102 påståenden granskar du ditt utgångsläge för att få underlag till vad som behöver förändras. Den analysen kan du göra på egen hand eller tillsammans med dina medarbetare.

 

Steg 2: Granska chefens effektivitetsområden
Även i startanalysen har du använt de sju effektivitetsområdena:

 

1. Din funktions ansvarsområde och roll
Du måste ha en tydlig uppfattning om ditt ansvarsområde, dina frihetgrader - vilka beslut du kan ta själv - och hur samarbete ska ske med andra enheter i företaget. Det handlar mest om vad din enhet/funktion egentligen ska göra för nytta i verksamheten. Att göra rätt saker är utgångspunkten för alla effektivitetsresonemang. Att göra det på rätt sätt är bla utgångspunkten för kvalitet i enhetens arbete. Tydlighet i målbild är därför en viktig del.

 

2. Din egen effektivitet som chef
Du måste ha en tydlig uppfattning om vilken verksamhet och vilka medarbetare du ska leda. Din enhets "historik", dvs vilket ledarskap och vilken chefsroll de varit vana vid, påverkar bla vilka utgångspunkter du ska ha för din chefsrollen.Vilket i stort sett är att veta vad som ska uppnås (målbilden) samt hur enhetens verksamhet och medarbetare ska nå den (ledarskapet). Men hur du ska ta din chefsroll påverkas också av vilken ledarstil du har.

 

3. Din chefs situation och arbetssätt
På alla nivåer är vi delansvariga inför vår chef, vi delar hans eller hennes ansvar. Eftersom ansvar kan delegeras, men ändå ligger kvar hos den som delegerat, finns det alltid ett gemensamt ansvar. Din egen chef behöver därför genomtänkta rapporter om hur din enhet når sina mål och genomför de mest väsentliga åtgärderna. Ni behöver hitta ett gemensamt arbetssätt som baseras på ert gemensamma ansvar och som stämmer även för din chefs arbetssätt.

 

4. Arbetsmetoder och arbetssätt inom din funktion
Det går alltid att göra samma sak på flera sätt. En del av dem är bättre genom att de är enklare, snabbare eller billigare. Men utan chefens engagemang i förändringsarbetet sker ingen förändring och därmed förloras i effektivitet. Att kartlägga arbetsmetoder kräver både överblick - vilken uppgift har vår enhet? - men också omfattande detaljarbete - hur arbetar vi och hur skulle vi kunna arbeta effektivare?

 

5. Dina medarbetare
Chefsarbete är att arbeta genom andra. Medarbetare är en resurs. Om de inte är det faller ansvaret på chefen som måste göra något åt det. Metoderna är kompetensutveckling och väl genomförda Medarbetarsamtal som ger dig kunskap om hur varje medarbetare ser på sin arbetsinsats och vilken utveckling han/hon önskar.

 

6. Du själv som din egen medarbetare
De flesta chefer är också medarbetare åt sig själva, dvs gör i princip samma typ av jobb som sina medarbetare. I den rollen blir de ett föredöme för sina medarbetare. Egen effektivitet även i den rollen är därför viktig. Men sätter du för mycket tid inom detta effektivitetsområde hinner du inte med dina egentliga chefs- och ledaruppgifter!

 

7. Fördelarna med en förändring
Summeringen ger en första situationsanalys och en preliminär uppfattning om vad du behöver ändra. Du inventerar också de positiva möjligheter en förändring ger dig.

 

Steg 3: Tidsstyrning och effektivare arbetsmetoder
Du behöver kartlägga din arbetstid för att få ett underlag för minskning av din arbetsbelastning. Du får metoder för att utveckla dina planeringsprinciper. Du går också igenom 'konsten att säga nej' och praktiska metoder för att kartlägga din tidsanvändning.

 

Steg 4: Praktisk tillämpning
Ger en systematik för hur förändringen ska göras. Analyserna, arbetsblanketterna och dina åtgärdslistor ger en konkret grund för en praktisk tillämpning av hur du ska genomföra din förändring. Du skriver också ett kontrakt med dig själv där du preciserar vad du vill uppnå. De olika arbetsblanketterna kan med stor fördel användas tillsammans med dina närmaste medarbetare i en gemensam process för att utveckla arbetsmetoder och samarbete.

 

Steg 5: Genomför uthålligt förändringen
Slutligen går du igenom metoder för att stimulera ditt eget genomförande av förändringarna. Du inventerar också vilka fördelar som en förändring kan ge dig.


Gunnar Selins bok Effektivare chef följer denna systematik och ger dig en strukturerad genomgång av ditt chefs- och ledaransvar. Beställ från KanLeda.

 

Genomför i fem steg

Du börjar att ensam, med coach eller dina medarbetare granska din situation. Med hjälp av 102 påståenden får du en bild av vad som behöver förändras.

 

Steg 1: Ditt utgångsläge- startanalys
handlar om din nuvarande situation och ditt förbättringsbehov.

Steg 2: Granska dina effektivitetsområden

sker i en genomgång av sju effektivitetsområden.

Steg 3: Tidsstyrning och effektivare arbetsmetoder
Du kartlägger din arbetstid och granskar  arbetsbelastning och prioriteringsprinciper.

Steg 4: Praktisk tillämpning
Ger en systematik för hur förändringen ska göras. Du skriver ett kontrakt med dig själv där du preciserar vad du vill uppnå.

Steg 5: Genomför uthålligt förändringen